A.
Pengorganisasian
Struktur Manajemen
1.
Definisi
Pengorganisasian
Organisasi adalah
sekelompok orang yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk
mencapai tujuan yang ditetapkan. Sedangkan Pengorganisasian merupakan fungsi
kedua dari manajemen yang merupakan proses kegiatan penyusunan struktur
organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya. Definisi
lain mengenai pengorganisasian adalah pengelompokan aktivitas-aktivitas untuk
tujuan mencapai objektif, penugasan suatu kelompok manajer dengan autoritas
pengawasan setiap kelompok, dan meentukan cara dari pengkoordinasikan aktivitas
yang tepat dengan unit lainnya, baik secara vertikal maupun secara horizontal,
yang bertanggung jawab untuk mencapai objektif organisasi.
2.
Definisi
Struktur organisasi
Struktur organisasi
adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi
menunjukan adanya pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau
kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintergrasikan (koordinasikan). Selain itu
struktur organisasi juga menunjukan spesialisasi pekerjaan, saluran perintah
dan penyampaian laporan. Struktur organisasi merupakan kesatuan kerangka
organisasi yang ditetapkan untuk proses manajerial, system, pola, tingkah laku
yang muncul dan terjadi dalam praktek penyelenggaraan organisasi dan manajemen.
Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai
tujuannya.
3.
Pengorganisasian
Sebagai Fungsi Manajemen
Pemahaman tentang
pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan memberikan kejelasan
bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan selesai,tanpa diikuti
oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada di dalam
organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Fungsi manajemen yang
terpenting yang kedua ialah pengorganisasian atau organizing. Fungsi tersebut dijalankan oleh semua manajer pada
semua tingkatan.
Menurut kamus, organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian
yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian
dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu
kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu,
mempermudah menajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi tersebut. Seorang
manajer harus melaksanakan proses organizing
yang sesuai dengan rencana kerja atau petunjuk pelaksanaan kerja.
Fungsi organizing ialah proses
yang ditempuh untuk menyusun atau membentuk suatu organisasi. Salah satu tugas
penting organisasi adalah menciptakan hubungan yang harmonis dalam suatu
kelompok yang terdiri dari berbagai individu dan berbagai macam kepentingan.
Hal ini tergambar dalam suatu struktur organisasi. bagan struktur organisasi
membantu menjelaskan struktur garis-garis wewenang, batas-batas wewenang dan
koordinasi antara satuan-satuan organisasi. bentuk bentuk organisasi ialah organisasi
garis, organisasi garis dan staff, organisasi fungsional.
A.
Actuating Dalam Manajemen
1.
Definisi
Actuating
Dari seluruh rangkaian proses
manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling
utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan
dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru
lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang
dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry
(1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
Menurut dasar-dasar manajemen Pengarahan
adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan kualitas. Jadi actuating
artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan
kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.
2.
Pentingnya
Actuating
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang
karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika:
a.
Merasa
yakin akan mampu mengerjakan
b.
Yakin bahwa
pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya
c.
Tidak
sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau
mendesak
d.
Tugas
tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.
Fungsi dari Pelaksanaan (actuating)
adalah sebagai berikut:
a.
Mengimplementasikan
proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja
agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
b.
Memberikan
tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
c.
Menjelaskan
kebijakan yang ditetapkan
d.
Proses
implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi
serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya
dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
3.
Prinsip
Actuating
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks
karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang
berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh
karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada
beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang
menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar
sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat
berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan
dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti perencanaan, struktur
organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan
untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b.
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka
mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat
dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi
masing-masing individu. Motivasi yang
baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara
yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan
baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai
tujuan organisasi.
c.
Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat
penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana
para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.
Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka
untuk memperoleh hasil maksimal.
A.
Mengendalikan
Fungsi Manajemen
1.
Definisi
Mengendalikan (Control)
Pengendalian (control)
merupakan bagian dari fungsi manajemen. Fungsi manajemen meliputi: Planning,
Organizing, Staffing, Leading, and Controlling (Leslie W.Rue and Lloyd L. Byars,
2000). Fungsi controlling berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan yang
perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu kegiatan yang dimulai dari
tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal yang dicakup dalam fungsi
controlling adalah menciptakan standar atau kriteria, membandingkan hasil
monitoring dengan standar, melakukan perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi
dan menyesuaikan metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan
perubahan kondisi, serta mengomunikasikan revisi dan penyesuaian tersebut ke
seluruh proses manajemen.
2.
Langkah-langkah
Dalam Kontrol
Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
a. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
b. Mengukur
kegiatan
c. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil
kegiatan
d. Melakukan tindakan korektif terhadap
penyimpangan yang terjadi
Selain
itu langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8
elemen, yaitu:
a. Mengidentifikasikan
tujuan dan stategi
b. Penyusunan
program
c. Penyusuran
anggaran
d. Kegiatan
dan pengumpulan realisasi prestasi
e. Pengukuran
prestasi
f. Analisis
dan pelaporan
g. Tindakan
koreksi
h. Tindakan
lanjutan
3.
Tipe-tipe
Kontrol
Donnelly, et al. (dalam
Zuhad, 1996) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1)
Pengawasan
Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan yang terjadi
sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan
penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan
tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna
memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya
dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Memusatkan perhatian pada
masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas
sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber
daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur
organisasi yang bersangkutan. Dengan ini, manajemen menciptakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan
pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di
masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan
merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia,
Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan
pendahuluan sumber-sumber daya financial.
2)
Pengawasan
pada saat kerja berlangsung (cocurrent
control)
Pengawasan yang terjadi
ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna
memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para
supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu
mereka berupaya untuk mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan
metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat serta mengawasi pekerjaan
mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
3)
Pengawasan
Feed Back (feed back control)
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu
kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi
atau tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja
organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses
pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode
pengawasan feed back (umpan balik)
adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan
untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
4.
Kontrol
Proses manajemen
Tahap
Proses Pengawasan :
1) Tahap Penetapan Standar
Tujuannya
adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan
sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
standar phisik, standar moneter,
standar
waktu
2) Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan
sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3) Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa
proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan,
metode, pengujian, dan sampel.
4) Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa
Penyimpangan
Digunakan untuk
mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa
terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai
manajer.
5) Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila
diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan
dalam pelaksanaan.
Sumber:
